独立行政法人空港周辺整備機構文書管理規程

平成１５年１０月１日 規 程 第 １２ 号

改正    平成16年8月30日    規定第1号 改正    平成17年3月30日    規定第2号 改正    平成18年3月31日    規定第3号

第１章　総則

（目　的）
第１条	この規程は、独立行政法人空港周辺整備機構（以下「機構」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定め、法人文書による事務処理の適正化と能率の向上並びに独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号）の適正かつ円滑な運用を図ることを目的とする。

（適用の範囲）
第２条	機構における文書の管理については、別に定めるところによる場合を除き、この規程の定めるところによる。

（用語の定義）
第３条	この規程における用語の意味は、次のとおりとする。

	(1)	「部」とは、大阪国際空港事業本部の各部をいう。
	(2)	「課等」とは、大阪国際空港事業本部及び福岡空港事業本部（以下「両本部」という。）の各課をいう。
	(3)	「主務課等」とは、法人文書に記載された事案について最も関係を有する課等をいう。
	(4)	「法人文書」とは、機構の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式（以下「電子的方式」という。）で作られる記録をいう。以下同じ。）であって、機構の職員が組織的に用いるものとして機構が保有しているものをいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
	(5)	「電子法人文書」とは、法人文書のうち電磁的記録（電子計算機による情報処理の用に供されるものに限る。）をいう。
	(6)	「法人文書ファイル」とは、 能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接に関連を有する法人文書（保存期間が１年以上のものであって、保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）の集合物をいう。ただし、単独で管理することが適当と認められる法人文書については当該法人文書を法人文書ファイルとみなす。
	(7)	「電子法人文書ファイル」とは、法人文書ファイルのうち電子的方式により作成されたものをいう。
	(8)	「起案文書」とは、機構の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を機構の意思として決定し、又は確認するために起案した法人文書（供覧文書及び起案用紙に付された参考資料を含む。）をいう。
	(9)	「親展文書」とは、 親展、直披その他内容を名あて人以外の者に秘する旨の表示をしてある封書及び電報をいう。
	(10)	「秘密文書」とは、極秘文書及び秘文書をいう。
	(11)	「極秘文書」とは、秘密保全が高度に必要であって、その漏えいが機構の業務に重大な支障を来たすおそれがある事項を内容とする文書として、理事長の指定を受けたものをいう。
	(12)	「秘文書」とは、極秘につぐ程度の秘密保全が必要であって、関係者以外には知らせてはならない事項を内容とする文書として、審議役及び部の長並びに課等の長の指定を受けたものをいう。
	(13)	「決裁文書」とは、決裁を求める文書をいう。
	(14)	「供覧文書」とは、閲覧を求める文書をいう。
	(15)	「決裁」とは、決定権を有する者が決定することをいう。
	(16)	「受付」とは、機構外から送達された文書を受理することをいう。
	(17)	「発送」とは、文書を機構外に送達することをいう。
	(18)	「送付」とは、文書を機構内に送達することをいう。

（事務処理の原則）
第４条	機構の意思決定に当たっては、文書（図画及び電磁的記録を含む。以下、この条において同じ。）を作成して行うこと並びに機構の事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とする。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。

	（１）機構の意思決定と同時に文書を作成することが困難な場合
	（２）処理に係る事案が軽微なものである場合
２	前項第１号に該当し、文書を作成せずに事務の処理をした場合にあっては、事後に、速やかに文書を作成しなければならない。

（法人文書の管理体制）
第５条	大阪国際空港事業本部及び福岡空港事業本部に総括文書管理者及び副総括文書管理者を各１人を置き、総務課に主任文書管理者及び主任文書管理担当者各１人を置き、各課等に文書管理者及び文書管理担当者各１人を置く。

２	総括文書管理者は、大阪国際空港事業本部は総務部長、福岡空港事業本部は審議役をもって充てる。
３	副総括文書管理者及び主任文書管理者は、総務課長をもって充てる。
４	文書管理者は、課等の長をもって充てる。
５	主任文書管理者は、総務課の職員のうちから、主任文書管理担当者を命じ、その氏名を総括文書管理者に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。
６	文書管理者は、各課等の職員のうちから、文書管理担当者を命じ、その氏名を主任文書管理者を経由して総括文書管理者に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。

（総括文書管理者等の職務）
第６条	総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。ただし、必要に応じて、その事務を副総括文書管理者に委任できるものとする。

	（１）独立行政法人空港周辺整備機構文書管理規程及びその他の法人文書の管理規則類の整備
	（２）法人文書分類基準表及び法人文書ファイル管理簿の整備及び管理
	（３）法人文書の管理に関する事務の指導及び監督並びに研修等の実施
	（４）前三号に掲げるもののほか、文書管理に係る事務の総括
２	副総括文書管理者は、総括文書管理者の命を受け、総括文書管理者を補佐するものとする。
３	主任文書管理者は、機構内の文書管理に関する事務を総括するものとする。
４	文書管理者は、次の事務を行うものとする。
	（１）法人文書分類基準表及び法人文書ファイル管理簿のうち課等の保有する法人文書に係る部分の作成
	（２）課等の保有する法人文書の保存期間の延長及び国立公文書館法（平成１１年法律第７９号）第３条に規定する独立行政法人国立公文書館又は独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律施行令（平成１４年政令第１９９号）第１条第１項に規定する機関（以下「独立行政法人国立公文書館等」という。）への移管又は廃棄
	（３）前二号に掲げるもののほか、課等の保有する法人文書の管理に関する事務
５	主任文書管理担当者は、主任文書管理者の命を受け、主任文書管理者を補佐するものとする。
６	文書管理担当者は、文書管理者の命を受け、文書管理者を補佐するものとする。

（備付簿冊等）
第７条	総務課には、次の簿冊等を備えるものとする。

	（１）受付簿（第２号様式）
	（２）特殊文書受付簿（第３号様式）
	（３）規程原簿・達原簿・公告原簿（第４号様式。各々別冊とする。）
	（４）法人文書ファイル管理簿（第５号様式）
２	課等には、次の薄冊を備えるものとする。
	（１）起案簿（第１号様式）
	（２）受付簿（第２号様式）
３	前２項に規定する起案簿及び受付簿は、電磁的記録によることができるものとする。ただし、この場合、別途印刷を行い、容易に記録が喪失しない措置を講ずるものとする。

（電子的方式による管理の原則）
第８条	空港周辺整備機構の保有する法人文書については、電子的方式により管理を行うことを原則とする。

第２章　受付け及び配布

（受付け）
第９条	法人文書の受付けは、総務課において行うものとする。ただし、次に掲げる場合は、直接主務課等において受け付けるものとする。

	（１）使送、電報、ファクシミリ又は電子メールにより受け取るとき。
	（２）請願文書又は陳情文書をその請願又は陳情の名あて人又はその代理人が直接請願人又は陳情人から受け取るとき。
	（３）許認可の申請文書その他の法人文書に関する内容が主務課等の所掌に直接に関連する法人文書を受け取るとき。
２	電子メールにより発せられた法人文書は、機構の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、機構に到達したものとみなす。
３	法人文書を受け付けた文書管理担当者は、受け付けた法人文書（電子行政文書及び第５項の規定により登録をした法人文書を除く。）が次に掲げるものである場合は、当該法人文書に受付印（第６号様式）を押し、受付簿に当該法人文書の件名、受付年月日、受付番号等所要の事項を登録するものとする。
	（１）空港周辺整備機構理事長（以下「理事長」という。）若しくは理事又は機構あてのものであるとき。
	（２）公印の押印を受けたものであるとき。
４	前項の法人文書が電子法人文書である場合は、当該法人文書の件名、受付年月日、受付番号等所要の事項をシステム上登録するものとする。
５	法人文書を受け付けた総務課の文書管理担当者は、書留郵便、配達証明郵便又は特殊な物件が添付されているものについては、書留簿に当該法人文書の件名、受付年月日、書留番号等所要の事項を登録するものとする。

（受付番号）
第１０条	前条の受付番号は、次の各号に掲げる表示を当該各号順に並べたものとする。

	（１）別表第２による主務課等の記号
	（２）番号
２	前項第（２）号の番号は、それぞれの受付けの順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。

（配　布）
第１１条	総務課は、第９条第１項本文の規定により受け付けた法人文書を主務課等の文書管理担当者に直ちに配布するものとする。

（所管外文書）
第１２条	文書管理担当者は、前条の規定により配布された法人文書の中にその課等の所管に属しないものがある場合は、直ちに総務課に返付し、又は主務課等に回付する等適切な措置をとるものとする。

（親展文書の処理）
第１３条	文書管理担当者は、親展文書を受領したときには、速やかにこれを名あて人に配布しなければならない。

第３章　作成及び決裁

（法人文書作成の原則）
第１４条	法人文書の作成に当たっては、分かりやすい用字用語により的確かつ簡潔に記載するものとする。

２	法人文書の作成に当たっては、次に掲げるところにより、作成担当課等及び係、作成時期、保存期間並びに保存期間満了時期を明示しなければならない。
	（１）文書は、特に縦書きを必要とするものを除き、左横書きとする。
	（２）文体は、原則として、口語体とする。
	（３）用語は、原則として常用漢字を用い、数字は算用数字を用いる。
	（４）標題又は件名及び作成年月日は、特に軽微な文書の場合を除き必ず記載する。
	（５）秘密にしておくべき事項を内容とする文書を作成したときは、審議役又は当該文書を作成した者の属する部の長又は課等の長に提示して、秘密文書とする旨及び秘密にしておくべき期間並びに取扱責任者の指定を受けるものとする。
	（６）前号の規定により取扱責任者に指定された者は、当該文書に「極秘」又は「秘」の表示及び秘密にしておくべき期間を表示するとともに、当該文書を発送又は送付するときは、秘密文書発送簿に登録し、配布先を明らかにしておかなければならない。
	（７）同一内容の秘密文書を２以上の相手に発送又は送付する場合は、当該文書に一連番号を付すものとする。

（起　案）
第１５条	回答、許可その他の処分、供覧等の措置を必要とする法人文書を受領したとき又は通知等の発議が必要と認められるときは、当該事案の担当者は、速やかに起案の措置をとらなければならない。
	ただし、供覧の措置を必要とする法人文書を受領したときにおいてその処理に係る事案が軽微なものである場合はこの限りではない。

（起案の方法）
第１６条	起案は、原則として一つの事案ごとに行うものとする。

２	起案をする場合には、原則として、次に掲げるところによるものとする。
	（１）起案用紙（第７号様式）を用い、その該当欄にそれぞれ必要事項を記載し、当該事案についての決裁を行うべき者（以下「決裁者」という。）及び承認を行うべき者（以下「承認者」という。）の職名を表示すること。
	（２）必要に応じ、事案の概要、起案理由、経緯等を付記し、かつ、参考資料を添付すること。
	（３）起案文書一式は、原則として、一括して綴じること。
	（４）２以上の課等に属する事項の起案は、あらかじめ協議して行う。
３	起案者は、起案に際し、起案簿に起案件名、専決者、起案年月日、起案番号、監事回付の有無等所要の事項を登録するものとする。

（起案番号）
第１７条	前条の起案番号は、次の各号に掲げる表示を当該各号順に並べたものとする。

	（１）別表２による主務課等の記号
	（２）番号
２	前項第（２）号の番号は、起案の順序による通し番号とし、年度ごとに更新するものとする。

（決裁又は承認の方法）
第１８条	決裁又は承認は、起案文書の所定の箇所に押印又は朱書きによるサインにより行うものとする。

２	起案文書の承認の順序は、当該起案文書に表示した合議先の順序とする。

（合議文書）
第１９条	他の課等に合議を必要とする起案文書で主務課等の長の決裁又は承認を終えたものについては、主務課等の文書管理担当者は、合議をする課等の文書管理担当者に送付しなければならない。

２	２以上の課等に合議する場合は、起案文書中、合議課の欄に記載された順序に従って合議するものとする。
３	至急に処理する必要がある事案については、決裁又は承認を求める必要がある主務課等ごとに同文の文書を起案し、並行して決裁又は承認を求めることができるものとする。
４	第１項及び第２項の規定は、２以上の課にまたがる文書の供覧手続きについて準用する。
５	合議文書の書き方は、別表第１によるものとする

（起案文書の修正）
第２０条	起案文書の修正は、朱書きで行うものとし、修正した部分に押印するものとする。

２	内容の変更を伴う修正については、起案者に連絡をしてこれを行う。この場合において、起案者は、その修正の内容がそのときまでの承認者に関係のあるものであるときは、その者に連絡するものとする。

（代　決）
第２１条	決裁者又は承認者が出張、休暇その他の理由により決裁又は承認を行うことができない場合において、至急に処理しなければならない事案があるときは、理事長が別に定める者が「代」の表示をした上で決裁又は承認をすることができる。この場合において、指定を受けた者は、事後に、当該決裁者又は承認者に報告するものとする。

（専　決）
第２２条	理事長の職権に係る決裁文書の専決については、理事長が別に定めるところによる。この場合において、専決者は、理事長が押印又はサインすべき箇所に「専決」と表示するものとする。

（廃　案）
第２３条	起案文書について、決裁者が反対の決定をした場合又は決裁手続中において起案課等の長が撤回の決定をした場合には、当該起案文書は廃案となるものとする。

２	廃案となった起案文書は、その左側上部に「廃案」の表示を朱書きして整理するものとする。

（持ち回り）
第２４条	起案文書で至急に処理する必要があるもの又は詳細な説明をする必要のあるものは、主務課等の長又はその指名する者が携行して決裁又は承認を受け、又は供覧を行うものとする。

第４章　施　行

（発送の方法）
第２５条	法人文書の発送は、次の各号に掲げる方法により行うものとし、当該各号に掲げる課等において行うものとする。

	（１）郵便	総務課
	（２）宅配便	主総務課
	（３）使送（交付を含む。）	主総務課
	（４）電報	主総務課
	（５）ファクシミリ	主総務課
	（６）電子メール	主総務課
２	電報及びファクシミリによる発送は、軽易な法人文書又は緊急に処理を要する法人文書に限るものとする。
３	電子メールにより発した法人文書は、相手方の電子計算機に備えられたファイルへの記録がされた時に、機構から発せられたものとみなし、当該記録がされた後通常その出力に要する時間が経過した時に相手方に到達したものとみなす。

（発送の手続）
第２６条	主務課等の文書管理担当者は、決裁を終えた後、速やかに、浄書し、照合し、並びに公印及び契印（第８号様式）の押印を受け、前条に定める方法により、発送しなければならない。ただし、独立行政法人空港周辺整備機構公印規程（平成１５年規程第１４号）の規程に基づき公印の押印に代えて公印の印影を印刷した文書においては契印の押印を受けることを要しない。

２	前項の規定により、法人文書を発送したときは、主務課等の文書管理担当者は、発送年月日を起案簿に登録するものとする。

第５章　整理及び保存

（整理及び保存の原則）
第２７条	法人文書は、散逸、消失、汚損、改ざん等のないよう整然と整理し、常にその所在並びに処理の経過及びその状況を明らかにしておくとともに、組織としての管理が適切に行い得る専用の場所で保存するものとする。

２	法人文書を保存する場合は、保存の必要に応じ、当該法人文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の法人文書を作成して保存することができる。

（法人文書分類基準表）
第２８条	文書管理者は、課等が保有する法人文書について、事務及び事業の内容等に応じた分類基準を定め、課等の法人文書分類基準表を作成するものとする。

２	文書管理者は、課等の法人文書分類基準表を年に１回以上見直し、必要があると認めるときは、改定を行うものとする。
３	総括文書管理者は、課等の法人文書分類基準表をとりまとめ、法人文書分類基準表を整備するとともに、これを管理するものとする。

（法人文書ファイル）
第２９条	主務課等において、法人文書（保存期間が１年以上のものに限る。）を取得し、又は作成した場合は、速やかに法人文書ファイルとしてまとめるものとする。

２	法人文書ファイルをまとめるに当たっては、原則として、一つの法人文書ファイルに属する法人文書の数が過度に多くならないようにするものとする。
３	法人文書ファイル（電子法人文書ファイルを除く。）の背表紙には、当該ファイルに係る名称及び保存期間満了時期を記載した文書整理ラベルシールをはり付けるよう努めるものとする。
４	法人文書ファイルは、必要に応じて、法人文書ファイル管理簿を調整の上、分割し、又は統合することができる。

（法人文書ファイル管理簿）
第３０条	機構の保有する法人文書の管理を的確に行うため、文書管理者は、課等の保有する法人文書ファイルごとに、次に掲げる事項（以下「書誌的情報」という。）を記載した法人文書ファイル管理簿を作成するものとする。

	（１）文書分類
	（２）法人文書ファイル名
	（３）作成担当課等・係
	（４）作成又は取得時期、保存期間及び保存期間満了時期
	（５）媒体の種別
	（６）保存場所
	（７）管理担当課等・係
	（８）保存期間満了時の措置結果
	（９）備考
２	法人文書ファイルの作成又は取得の時期は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書のうち第３３条の規定により定められた起算の日が最も古いものの年度とする。
３	法人文書ファイルの保存期間満了時期は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書のうち保存期間の満了する日が最も遅いものの年度とする。
４	法人文書ファイルの保存期間は、第２項で定める年度から前項で定める年度までの期間とする。
５	書誌的情報が不開示情報に該当するおそれがある場合は、当該不開示情報が明示されないようにしなければならない。
６	文書管理者は、課等の保有する法人文書に係る法人文書ファイル管理簿を年に１回以上更新するものとする。
７	総括文書管理者は、課等の法人文書ファイル管理簿をとりまとめ、法人文書ファイル管理簿を整備するとともに、これを管理するものとする。
８	法人文書ファイル管理簿は、機構情報システム上のデータベースとして整備するものとする。
９	法人文書ファイル管理簿は、法人文書の開示請求窓口において、一般の閲覧に供するものとする。

（電子法人文書の整理及び保存）
第３１条	電子法人文書については、主務課等ごとにホストコンピュータで管理されている磁気媒体又はサーバの共用部分等において、電子法人文書ファイルを作成して、保存するものとする。

２	電子法人文書の整理及び保存に当たっては、記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じるとともに、電子法人文書又は当該文書の書誌的情報の内容が必要に応じ、電子計算機等を用いて直ちに表示できるよう措置するものとする。

（保存期間）
第３２条	法人文書を作成し、又は取得した場合は、次に掲げる法人文書の区分に従い、当該法人文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該法人文書を当該保存期間の満了する日までの間保存することとする。

	第１類	３０年
	第２類	１０年
	第３類	５年
	第４類	３年
	第５類	１年
	第６類	事務処理上必要な１年末満の期間
２	前項の法人文書の区分は、別表第３に定めるところによる。
３	一つの法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間については、第１項の規定にかかわらず、第３０条第４項で定める当該法人文書ファイルの保存期間とする。

（保存期間の起算）
第３３条	前条第１項第１類から第５類までに属する法人文書の保存期間は、作成又は取得の日の属する年度の翌年度の４月１日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得した日以後の適切な日とする。

２	前条第１項第６類に属する法人文書の保存期間は、作成又は取得の日から起算する。ただし、これにより難い場合は、作成又は取得の日以後の適切な日とする。

（保存期間の延長）
第３４条	保存期間が満了した法人文書について、主務課等の文書管理者は、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて、保存期間の延長をすることができる。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。

２	次に掲げる法人文書については、保存期間の満了する日以後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間、保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する法人文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとする。

	（１）	現に監査、検査等の対象となっている法人文書	当該監査、検査等が終了するまでの間
	（２）	現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる法人文書	当該訴訟が終結するまでの間
	（３）	現に係属している不服申立てにおける手続き上の行為をするために必要とされる法人文書	当該不服申立てに対する裁決又は決定の翌日から起算して１年間
	（４）	開示請求があった法人文書	開示決定又は不開示決定の日の翌日から起算して１年間

（書庫の設置）
第３５条	長期の保存を必要とする法人文書（電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。）を適切に保存するために書庫を設置し、総務課長がこれを管理するものとする。

（書庫の利用）
第３６条	主務課等の文書管理者は、毎年４月３０日までに、前年度中に完結した法人文書であって第３２条の第１類から第３類に属するもの（電磁的記録及びマイクロフィルムを除く。）を書庫に移転するものとする。ただし、当該法人文書を移転することによって著しく事務に支障が生ずるおそれがあると認められる場合は、移転を延期することができる。

２	書庫内の法人文書は、当該法人文書の主務課等の文書管理者が管理するものとする。
３	書庫に移転した法人文書は、主務課等別、保存類別及び年度別又は件別に分け、整理保存するものとする。
４	前項の規定にかかわらず、主務課等の文書管理者は、法人文書を法人文書ファイル単位で書庫に移転し、管理し、又は保存することができる。

（保存文書の廃棄）
第３７条	保存期間が満了した法人文書は、当該法人文書の主務課等の文書管理者が廃棄するものとする。

２	主務課等の文書管理者は、法人文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由がある場合は、理事長の承認を得て廃棄することができるものとする。この場合において、廃棄する法人文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成することとする。
３	主務課等の文書管理者は、法人文書を廃棄した場合は、当該法人文書ファイル管理簿に係る事項は、その処理が終わった日の翌日から起算して５年経過した後、その記録を削除するものとする。
４	不開示情報が含まれている法人文書については、当該不開示情報が漏えいしないように廃棄するものとする。

（独立行政法人国立公文書館への移管）
第３８条	前条第１項の規定にかかわらず、主務課等の文書管理者は、保存期間が満了した法人文書について、独立行政法人国立公文書館等で保存することが適当であると認めるときは、総括文書管理者と協議の上、独立行政法人国立公文書館等に移管することができる。

２	前項の協議を受けた総括文書管理者は、国土交通省総括文書管理者と協議しなければならない。

第６章　貸出し

（貸出し）
第３９条	関係者以外の機構の職員は、貸出しを受けようとする法人文書を管理している文書管理者の許可を受けて、法人文書の貸出しを受けることができる。  ただし、秘密の保全を要すると認めれ、かつ、不開示情報に該当する可能性があると認められる部分を含む法人文書（以下「秘密文書」という。）については、秘密文書の指定をした者の許可を受けるものとする。

第７章　秘密文書の特例

（秘密の保全）
第４０条	秘密文書は、他の法人文書と区別して取り扱い、当該法人文書の処理に直接関係のある者以外の者には、その内容を漏えいしてはならない。

（秘密の保全）
第４１条	秘密文書は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次の２種に区分するものとする。

	（１）	極秘	秘密保全の必要性が高く、その内容の漏えいが機構業務に重大な支障をきたす恐れのあるもの又は利益に損害を与えるおそれのあるもの
	（２）	秘	極秘に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせてならないもの

（秘密区分の指定等）
第４２条	秘密文書の指定及び指定の廃止は、前条の区分に従い、極秘については理事長が、秘については審議役及び部の長並びに主務課等の長が行うものとする。

２	秘密区分の指定は、秘密文書である期間を明らかにして行うものとする。

（秘密区分の表示等）
第４３条	秘密文書には、当該文書が起案文書である場合は、秘密区分及び期間を起案用紙の該当欄に表示し、起案文書以外の法人文書である場合は、当該法人文書の秘密区分に応じ、右上部に表示し、当該法人文書の秘密取扱期間を表示するものとする。

（秘密文書の複製等）
第４４条	極秘に属する秘密文書は、複製してはならない。

２	秘に属する法人文書は、主務課等の長の承認を受けて複製することができる。
３	前項の規定により複製された法人文書についても、秘密文書として取り扱うものとする。

（秘密文書の保管等）
第４５条	主務課等の文書管理担当者は、秘密文書の送付先の一覧表を作成し、常に秘密文書の所在を明らかにしておくものとする。

２	秘密文書の保管は、当該法人文書の処理に直接関係のある者以外の者に漏えいしないよう厳重に行わなければならない。

（秘密文書の決裁）
第４６条	秘密文書で決裁を要するものは、起案課等の長又はその指定する者が携行して決裁を受けるものとする。

（秘密文書の発送の方法）
第４７条	秘密文書は、次に掲げる方法により、発送しなければならない。

	（１）	極秘に属する文書	第２５条第１項の規定にかかわらず、主務課等の文書管理担当者又はその指定する者が封筒に入れて携行すること。
	（２）	秘に属する文書	その内容の軽重により、親展扱いの書留郵便又は普通郵便とすること。

（機構作成以外の秘密文書の取扱い）
第４８条	他から送付された秘密文書の秘密区分について取扱い上疑義が生じた場合は、主務課等の長は、速やかに当該秘密区分を指定した者と協議して同一の秘密区分を用いるよう努めるものとする。

第８章　雑　則

（文書管理規程の閲覧）
第４９条	この規程は、閲覧所に据え置き、一般の閲覧に供するものとする。

（文書管理に関する細目）
第５０条	この規程に定めるもののほか、両本部協議の上、総務部長は、機構における文書の管理の細目に関し必要な事項を定めることができる。

（法令の規定による特例）
第５１条	法律及びこれに基づく命令の規定により、法人文書の分類、作成、保存、廃棄その他の法人文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによる。

附　則　（平成１５年１０月１日規程第１２号）

この規程は、平成１５年１０月１日から施行する。

附　則　（平成１６年８月３０日規程第１号）

この規程は、平成１６年９月１日から施行する。

別表１

I 起案文書に用いる決裁・合議文書の書き方

１　大阪国際空港事業本部の場合

（１）	一般的な場合（総務課で起案した場合の例）
	総務課長 ・ ･ ･ ･ 起案課等の長を先にする。
	総務部長 ・ ･ ･ ･ 起案課等の部の長を先にする。
	事業第二部長
	事業第一部長 　　 　 合議先は、建制の逆順
	審議役
	○○○○理事
	○○○○理事
理事長
※理事の承認順は、主管部を担当する理事を先にする（(2)の場合も同じ。）。
（２）	監事に回付を要する場合（総務課で起案した場合の例）
	総務課長 ・ ･ ･ ･ 起案課等の長を先にする。
	総務部長 ・ ･ ･ ･ 起案課等の部の長を先にする。
	事業第二部長
	事業第一部長 　　 　 合議先は、建制の逆順
	審議役
	○○○○理事
	○○○○理事
理事長
監事（回付）
※監事に回付を要する文書は、監事監査要綱第11条による。

２　福岡空港事業本部の場合

（１）	一般的な場合（総務課で起案した場合の例）
	総務課長 ・ ･ ･ ･ 起案課等の長を先にする。
	業第三課長
	事業第二課長　　　　合議先は、建制の逆順
	事業第一課長
	審議役
	○○○○理事
理事長代理

（２）	監事に回付を要する場合（総務課で起案した場合の例）
	総務課長 ・ ・ ・ ・ 起案課等の長を先にする。
	業第三課長
	事業第二課長　　　　合議先は、建制の逆順
	事業第一課長
	審議役
	○○○○理事
理事長代理
監事（回付）
※監事に回付を要する文書は、監事監査要綱第12条による。

II 専決処理の場合

総 務 課 長

総 務 部 長　　　印

理　事　長　　　　　　　専　決

※専決者が総務部長の場合の例で、専決欄の印は、専決者（総務部長）の印を押印する。

別表２

１　大阪国際空港事業本部

課　　 名 　　等	機構内文書記号	機構外文書記号
総　　 務 　　課	総　１	機構内文書記号の前に機の１文字を付す。 　　例　機総１
企　　 画 　　課	企
調査役（総務部の 　調査役に限る。）	調　査
会　　 計　　 課	会
再開発事業課	再
緑 地 造 成 課	造
用 地 補 償 課	用
民 家 防 音 課	防

２　福岡空港事業本部

課 　　　　　　名	機構内文書記号	機構外文書記号
総　　 務　　 課	総　２	機構内文書記号の前に機の１文字を付す。 　　例　機総２
事 業 第 一 課	事　１
事 業 第 二 課	事　２
事 業 第 三 課	事　３

別表第３（第３２条関係）

法人文書保存期間基準

第１類文書（３０年）

１	規程又は内規の制定、改正又は廃止のための決裁文書で重要なもの
２	行政手続法第２条第３号に規定する許認可等(以下単位「許認可等」という。)をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が３０年間存続するもの
３	空港周辺整備機構理事長を当事者とする訴訟の判決書
４	財産管理第１８条に規定する資産台帳
５	決裁文書の管理を行うための帳簿
６	公印の制定、改正又は廃止を行うための決裁文書
７	歴史的資料となるべきもの
８	１から７に掲げるもののほか、理事長がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

第２類文書（１０年）

１	通知の制定、改正又は廃止のための決裁文書で重要なもの
２	許認可等をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が１０年間存続するもの（第１類に掲げるものを除く。）
３	訓令又は内規の制定、改正又は廃止のための決裁文書（第１類に掲げるものを除く。）
４	１から３までに掲げるもののほか、所管業務上の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書
５	不服申立てに対する裁決又は決定その他の処分を行うための決裁文書
６	栄典又は表彰を行うための決裁文書
７	国会関係資料で重要なもの
８	１から７までに掲げるもののほか、理事長がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

第３類文書（５年）

１	規程又はこれに基づく命令により作成すべきものとされる事務及び事業の基本計画書若しくは年度計画書又はこれらに基づく実績報告書
２	許認可等をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が５年間存続するもの（第１類又は第２類に掲げるものを除く。）
３	行政手続法第２条第４号の不利益処分（その性質上、それによって課される義務の内容が軽微なものを除く。）をするための決裁文書
４	補助金等の交付に関するもの
５	通知の制定、改正又は廃止のための決裁文書(第２類に掲げるものを除く。）
６	１から５までに掲げるもののほか、所管業務に係る意思決定を行うための決裁文書
７	会計規程第１５条に規定する書類又はその写し
８	取得した文書の管理を行うための帳簿又は法人文書の廃棄若しくは移管の状況が記録された帳簿
９	報告、届出又は復命に関する文書で重要なもの
１０	１から９までに掲げるもののほか、理事長がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

第４類文書（３年）

１	許認可等をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が３年間存続するもの（第１類、第２類又は第３類に掲げるものを除く。）
２	所管業務上の定型的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書
３	調査又は研究の結果が記録されたもの
４	３に掲げるもののほか、所管業務に係る政策の決定又は遂行上参考とした事項が記録されたもの
５	職員の勤務状況が記録されたもの
６	国会関係資料（第２類に掲げるものを除く。）
７	１から６までに掲げるもののほか、理事長がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

第５類文書（１年）

１	許認可等をするための決裁文書（第１類、第２類、第３類又は第４類に掲 げるものを除く。）
２	所管業務上の定型的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書
３	請願に関する文書
４	報告、届出又は復命に関する文書(第３類に掲げるものを除く。)
５	１から４に掲げるもののほか、理事長がこれらの法人文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

第６類文書（事務処理上必要な１年未満の期間）

第１類から第５類に掲げるもの以外の法人文書

（第２８条関係）

独立行政法人空港周辺整備機構　　法人文書分類基準表

文書分類			�C標準法人文書ファイル名	�I最低保存期間
�@大分類	�A中分類	�B小分類
空港周辺整備	共通	共通	起案簿	３０年
			受付簿	３年
			会議費	３年
			出張計画書	３年
			服命書	３年
			休暇簿・振替命令書	３年
			研修計画書	３年
			出勤簿	３年
			時間外勤務命令簿	３年
			現金出納簿	５年
			旅行命令簿	３年
			旅費受払整理簿	１年
			旅費請求	３年
			会計検査関係	５年
			配布予算管理資料	５年
			予算配布表	３年
			予算概算要求資料	３年
			予算実施計画資料	３年
			運転者登録簿	３年
			物品供用簿	５年
空港周辺整備・総務	総務	庶務	各種調査	３年
			各種年間契約	３年
			庁舎管理	１年
			契約関係書類	３年
		文書	法人文書ファイル管理簿	３０年
			書留簿	１年
			郵便料金計器計示額報告書	３年
			規程原簿	３０年
			達原簿	３０年
			公告原簿	１０年
			情報公開及び個人情報の保護に関するもの	５年
		意見・要望	陳情書・要望書	５年
		独立行政法人	独立行政法人設立委員会関係資料	３０年
			独立行政法人認可	３０年
		閲覧	文書閲覧目録	３年
			閲覧窓口記録簿	３年
		公印	印影印刷物関係	３０年
			押印記録簿	３年
			公印登録簿	３０年
		広報	パンフレット・ホームページ関係資料	３年
		法規	規程・達	改正後３年
			協定書	１０年
			組織要求	３０年
		総合調整	行政評価	１０年
			理事会資料	３年
			連絡協議会資料	３年
		訴訟	裁判	３０年
			法律相談	１０年
	企画	企画	中期総合計画	３０年
			中期目標・中期計画	１０年
			年度計画	１０年
			業務実績報告書	１０年
			独立行政法人評価委員会	５年
			事業年報	１０年
	人事	職階・任免・分限	昇給・昇格の上申に関するもの	３年
			定員に関するもの	３年
			俸給の決定に関するもの	１０年
			俸給の訂正に関するもの	３年
			永年勤続表彰関係	５年
			職員表彰関係	３年
			人事記録	３０年
			栄典・表彰	１０年
			退職手当	３年
		給与	給与関係調査	３年
			給与台帳・年間個人別台帳	３年
			給与振込依頼書	資格喪失後３年
			社会保険	資格喪失後３年
			労働保険	資格喪失後３年
			諸手当認定	資格喪失後３年
			勤務時間報告書	３年
			非常勤職員に関するもの	３年
			嘱託に関するもの	３年
		労務	職員団体	３年
			厚生会	３年
			覚書・確認書	１０年
		福利厚生	宿舎入退去等管理に関するもの	５年
			財形貯蓄	３年
			健康診断	３年
			人間ドック	３年
		共済	労災保険	完結から３年
			共済手続きに関するもの	完結から３年
			災害補償に関するもの	完結から３年
空港周辺整備・経理	経理	予算	支出予算差引簿	１０年
			流用決裁文書	３年
			繰越計算書	５年
			予算・事業計画及び資金計画の認可	５年
			予算要求内訳書	５年
		出納	収入・支払関係証拠書	５年
			事業別現金出納簿	１０年
			銀行別現金出納簿	１０年
			小切手整理簿	５年
		経理	決算提出書類	３０年
			会計検査院定例報告	５年
			総勘定元帳	３０年
			建設仮勘定内訳簿	１０年
			収入予算簿	５年
			支出予算簿	５年
			支出予算差引簿	５年
			支出決定簿	５年
			納付消費税	５年
			受託事業等返納金	３年
			受託事業清算報告	３年
		資金	長期借入金・機構債発行	５年
			長期借入金・機構債償還計画	５年
			繰上償還申請	５年
			借入金台帳（無利子借入）	要件を具備しなくなつて５年
			借入金台帳（特別転貸債）	要件を具備しなくなつて５年
			借入金台帳（政府保証借入）	要件を具備しなくなつて５年
			機構債台帳	要件を具備しなくなつて５年
			貸付対象事業年度終了実績報告	５年
			緑地受託料請求	５年
			余裕金・基金運用	５年
			業務外支出	５年
			管理勘定繰入	３年
			政府保証借入金異動報告	３年
			資金計画（府・県）	３年
			資金関係	３年
空港周辺整備・経理	管財	契約	競争参加有資格者名簿	３年
			競争参加資格審査申請書	３年
			入札監視委員会	３年
			指名業者選定委員会	３年
			公正入札調査委員会	３年
			指名停止措置	３年
			低入札価格調査	３年
			国等からの契約関係通達	３年
			官公需契約実績	３年
			国等からの照会・調査	３年
			民家防音工事参加資格審査申請書	要件を具備しなくなつて５年
			機能回復工事参加資格審査申請書	要件を具備しなくなつて５年
			設計監理業務参加資格審査申請書	要件を具備しなくなつて５年
		管財	固定資産台帳	要件を具備しなくなつて５年
			固有財産使用申請	５年
			償却資産申告	５年
			固定資産税及び都市計画税	５年
			土地・工作物の引継	５年
		物品	物品管理台帳	要件を具備しなくなつて５年
			年間契約	５年
			単価契約	５年
			物品契約整理簿	５年
			物品受入・払出伝票	５年
			物品払出請求書	５年
			供用不適品等報告書、物品返納命令書	５年
			物品不用決定	５年
			事故報告	５年
			物品購入等要求書	３年
			図書購入要求書	３年
			被服整理簿	要件を具備しなくなつて５年
			被服貸与簿	要件を具備しなくなつて５年
			被服返納報告書	５年
		共同住宅	賃貸借契約書	退去後５年
			一時使用	退去後５年
			入居者報告・届関係	退去後５年
			退去手続	５年
			滞納家賃等整理	５年
			空家住宅管理方針策定委員会	５年
			空家住宅の管理方針	５年
			一般処分等計画	５年
			不動産鑑定評価	５年
			一般処分	３０年
			設計・修理・工事業務発注	５年
			防火管理	５年
空港周辺整備・事業１	調整	調整	緩衝緑地帯等整備事務委託契約	１０年
			緩衝緑地帯等整備事務委託契約に伴う請求	５年
空港周辺整備・事業１	用地補償	移転補償	移転補償事務等委託	１０年
			移転補償事務等委託契約に伴う受託料請求	５年
			移転補償申請	５年
			土地測量調査業務	５年
			土地測量調査業務委託成果品	３０年
			建物等調査業務	５年
			建物等調査業務委託成果品	完結後５年
			土地鑑定評価	５年
			跡地管理工事	５年
			大阪国際空港周辺移転補償対象区域（２種区域）内物件調査	３０年
		緑地整備	大阪国際空港周辺緑地整備事業委託	１０年
			土地測量調査業務委託	５年
			土地測量調査業務委託成果品	３０年
			建物等調査業務委託	５年
			建物等調査業務委託成果品	完結後５年
			土地鑑定評価	５年
			物件移転補償	５年
			跡地管理工事	５年
		共通	大阪国際空港指定区域図、告示時航空写真	３０年
			移転補償標準単価表	５年
			土地測量等単価表	５年
			建物等調査単価表	５年
			跡地管理工事等単価表	５年
			固有財産取得協議	１０年
			税務関係証明書	５年
			不動産鑑定業者名簿	５年
			通達	５年
			官民有地境界協定	３０年
			筆界確認書	５年
			交渉経過表	５年
			用地対策連絡協議会	３年
			訴訟	３０年
空港周辺整備・事業１	再開発	再開発	土地取得	３０年
			土地譲渡	１０年
			騒音斉合施設賃貸借	要件を具備しなくなって５年
			固有財産使用申請	３年
			国庫補助金	５年
			騒音斉合施設工事	５年
			騒音斉合施設設計	５年
			騒音斉合施設の維持管理	要件を具備しなくなって５年
			騒音斉合施設の設備設置申請・承認	要件を具備しなくなって５年
			騒音斉合施設の建設に関する契約	５年
			公租公課	５年
			税務関係証明書	３年
			騒音斉合施設貸付料	３年
			再開発用地管理	５年
空港周辺整備・事業１	緑地造成	緑地造成	事務委託完成報告	３年
			調査・設計・工事	５年
			工作物設置許可申請	３年
空港周辺整備・事業１	代替地	代替地	用地取得	１０年
			用地処分	５年
			用地維持管理	５年
			土地測量・調査	５年
			設計・工事	５年
			登記	５年
			不動産鑑定	５年
			国庫補助金交付	５年
空港周辺整備・事業２	民家防音	民家防音	工事助成申込書	５年
			補助金交付申請	５年
			住民負担額通知	５年
			補助金交付決定	５年
			補助金確定	５年
			補助金実績報告	５年
			補助金還付請求	５年
			移転補償に係る返納金	５年
			府県補助金	５年
			故障調査業務委託	５年
			補助金業務委託	５年
			住民負担金収入伝票	５年
			工事費等支払伝票	５年
			民防工事業者登録簿	５年
			防音工事工事	５年
			防音工事設計	５年
			防音工事標準歩掛	５年
			防音工事測定表	５年
			防音工事デティール集	５年
			防音工事実績一覧及び内訳	５年
			防音工事運用方針	１０年
			苦情・相談	５年
			防音工事個人ファイル	５年
			機能回復工事工事	５年
			機能回復工事設計	５年
			機能回復工事完了検査	５年
			機能回復工事設計変更	５年
			機能回復工事実績一覧及び内訳	５年
			機能回復工事設計指針・運用方針	１０年
			工事取り消し届け	５年
			工事保留届け	５年
			工事建て替え届け	５年
			機能回復工事個人ファイル	５年
			成果検査	５年